R&R Expectations Management
จัดการ R&R ในทีมร่วมกัน
เคยเจอปัญหาแบบนี้ไหมครับ
- งานนี้ใครจะทำ
- - ไม่ใช่หน้าที่ของฉันนะ
- - ก็ R&R ไม่ชัดนี่นา
- - ทำไมตำแหน่งนี้ไม่ทำอย่างนั้นหละ
การทำ R&R Expectation Management เป็น Workshop หนึ่งที่ผมเคยเอามาใช้เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ วิธีการคือ
- List ตำแหน่งทั้งหมดในทีมเช่น Product Owner, Dev, TechLead, QA, Scrum Master and etc.
2. นัดรวมพล เตรียมโพสอิทปากกา หรือจะใช้ online board ก็ได้
3. เริ่มต้นด้วยวางตำแหน่งต่างๆ บนกระดานดังรูป จะจัดพื้นที่อย่างไรก็ได้
4. แล้วให้แต่ละคน เขียนสิ่งที่คิดว่า ตำแหน่งนี้ควรทำ, อยากให้ทำ ลงไปใน Post it แล้วแปะไปที่ตำแหน่งนั้น
5. Fa ไล่อ่านทีละ Role แล้วพูดคุยกับทีมว่าทำไม และถามคนที่อยู่ใน Role นั้นว่าเห็นด้วยไหม มีข้อมูลอะไรเพิ่มเติมหรือไม่
มาถึงตรงนี้ต้องใช้พลังในการจัดการการพูดคุยค่อนข้างเยอะ เพราะต้องพยามให้เกิดการพูดคุยเชิงสันติ ให้เข้าใจว่าคนในทีมคาดหวังอะไรจากตำแหน่งนี้ เพราะอะไร ทำไมต้องเป็นคนที่อยู่ในตำแหน่งนี้ และต้องการ outcome output แบบไหน
6. หน้าที่หรือความคาดหวังไหนที่ระหว่างพูดคุยแล้วเกิดการไม่เห็นด้วยมีประเด็นที่ต้องถกเถียง ให้แยกออกมาเพื่อมาตกลงใน Step ต่อไป
7. พอเราไล่ครบทุก Role แล้ว ก็มาถึงขั้นตอนที่เอา หน้าที่ที่ไม่มีใครเอา (post it ที่ไม่รู้จะแปะที่ Role ไหน แต่เป็นสิ่งที่ต้องทำแน่ๆ) เอาแต่ละใบมาคุยกันว่าอันนี้เป็นของส่วนรวมได้ไหม หมายถึงว่า เป็นสิ่งที่ไม่ว่าใครในทีมก็ข่วยกันทำได้โดยไม่ต้องสนว่าอยู่ใน Role ไหน
หรือสิ่งนั้นต้องการความสามารถเฉพาะของ Role ใด Role หนึ่งแต่เค้าไม่เคยคิดว่าเป็นสิ่งที่เค้าต้องทำ เอามาพูดคุยเพื่อให้ได้ข้อตกลงร่วมกัน
Outcome
เราจะได้รู้ว่าว่า Team คาดหวังแต่ละ Role ว่าเค้าควร Responsibility อะไรบ้าง มี งานไหนที่มันเป็นสิ่งที่ต้องทำ แต่ตอนนี้ไม่มีใครทำ แล้ว As a Team จะตกลงอย่างไร จะช่วยกันทำสิ่งนี้อย่างไร
สำคัญมากที่เราจะเข้าใจว่าทีมคาดหวังให้เราทำอะไร สิ่งที่เราทำตอบโจทย์ความคาดหวังของทีมหรือไม่ เราเข้าใจ R&R ของแต่ละคนผิดหรือไม่ มีอะไร ที่เราช่วยกันทำได้ เพราะสุดท้าย Goal ของทีมคือทำสิ่งเดียวกันเพื่อเป้าหมายเดียวกัน
ปล. จะดีมากเลยถ้าเราเอาสิ่งนี้ไปพูดคุยกับ Manager level เพื่อให้เค้าเห็นว่าแต่ละคนในทีม ทำอะไรกันอยู่ เพื่ออะไร
