Learn from Lean Change Management Class by Jason Little

ปรกติเวลาเราทำ Agile Transformation เราจะมองภาพการ Transform Team ใน Level เล็กๆ ก่อนเพื่อให้เห็นว่ากระบวนการทำงานอย่างไร โดยหลายๆครั้งก็เอา Scrum ไปใช้ แล้วค่อยๆ ขยายทีม

ช่วงขยายทีมนี่แหละจะเจอว่าทำไมมันยากยัง

• จะทำอย่างไรให้ทำท่าเดียวกัน
• จะทำอย่างไรกับงาน BAU
• จะทำอย่างไรกับ Process ที่มีอยู่
• จะทำอย่างไรกับ R&R and KPI

ทั้งหมดนี้เกี่ยวกับเรื่อง Change Management ที่ Agile ไม่ได้พูดถึง

Lean Change Management

“Lean Change Management moves the slider for managing change from using plan-driven aproaches to feedback-driven aproaches”

สิ่งที่น่าสนใจ

• โดนปรกติการทำ Change จะค่อนข้างทำเป็นเส้นตรง ของเดิมเป็นอย่างไร เปลี่ยนใหม่เป็นอย่างไร แล้วหลายครั้งจะเจอว่าเปลี่ยนแล้วกลับไม่ได้ผลอย่างที่คาด สำหรับ Lean Change มองการเปลี่ยนแปลงเป็น Loop เป็น Feedback Loop

• Loop ของ Lean Change

1. Insight

ถ้าเราจะ Change อะไร มันจะมีสิ่งที่เกี่ยวข้องหลักๆ คือ Product, Process, People และสิ่งที่ยากที่สุดในการ Change ก็คือ People การหา Insight คือกระบวนการที่ Change Coach (คนที่นำกระบวนการ Change) นำพาให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะ Management เข้าใจความต้องการ ไม่ว่าจะเป็น ในมุมองค์กร ในมุมหัวหน้างาน ในมุมพนักงาน รวมถึงเข้าใจความต้องการว่า อะไรกันหละที่เป็นปัญหาที่แท้จริงที่ทำให้เราต้องทำ Change

โดยจะมีคำถามหลักๆ สามข้อ

What do we know?

What do we need to know?

What Assumption do we have?

โดยกระบวนการในการถามคำถามก็จะมี Tools ต่างๆ ที่ ผู้สอนเคยนำไปใช้จริง สรุปมาในรูปแบบ Tools ต่างๆ มาให้ใช้ เช่น

5 Universals ที่ทำการถามคำถามต่างๆ ในมิติที่เกี่ยวข้องกับ การทำ Change ตัวนี้จะใข้สำหรับ Chanfe Team Assit ตัวเองด้วยว่าเราทำอะไรไปถึงไหน ยังขาดอะไร

Hot Seat การสร้างสถาณการของการถามตอบ เพื่อให้ได้ real Problem

• Tell and List Problem Situations to the team
• Vote Problem that important for the team
• Owner of Problem sit at Hot Seat.
• Team Ask Question to understand more the problem
• All list down the Solution (assumption) that should solve the problem.

2. Option

เมื่อเราได้ Problem และ Insight ของ Problem มาแล้ว และรวมถึงได้ Option หรือ Solution มาแล้วด้วย สิ่งที่ทำต่อไปคือ Explor Option โดยเราอยากรู้ว่า

• What Could we do?
• What Tradeoff are we make?
• How Would these options help?

โดยกระบวนการทำได้หลายอย่าง อาจจะเป็นการทำ Matrix option ในแกนต่างๆ ดังนี้

3. Experment

จาก Option/Solution ที่เราเลือกที่จะทำเราก็เอามันมา Visible ให้เห็น โดยอาจจะใช้ Kanban board โดยจุดสำคัญคือ WIP Work in Progress และ Review เพราะมันคือการ Experment และหัวใจของ Lean Change คือ “Feedback-driven aproaches”

ซึ่งระหว่างที่ Experment เราจะเห็นว่า อะไรที่ทำได้ และสร้างความเปลี่ยนแปลง เราปรับหรือทำต่อ อะไรที่เราไม่ควรทำ หรืออะไรที่ ณ​.เวลานี้ยังไม่เหมาะสมในการทำ (Pivot/Persure/Pause)

Alighment

ไม่ใช่แค่กระบวนการข้างต้นจบแล้วเสร็จการ Change อย่างที่บอกหัวใจของ Lean Change คือ “Feedback-driven aproaches” เพราะฉะนั้นการที่จะได้ Feedback มาได้นั้นต้องสร้าง Alighment ให้เกิดขึ้น การสร้าง Fequency Feedback (PDCA Plan Do Check Act) และ การปรับหรือทำต่อ อะไรที่เราไม่ควรทำ หรืออะไรที่ ณ​.เวลานี้ยังไม่เหมาะสมในการทำ (Pivot/Persure/Pause) สำคัญมากที่ Change Coach ต้องทำให้เกิดขึ้น

อีกอย่าการจะทำให้ Wave ของการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้นั้น กลุ่มคนก็สำคัญ เพราะฉะนั้น เราต้องการคนที่เป็น Movers เป็นกลุ่มแรกๆ ที่จะช่วยพลักดันและนำพาความเปลี่ยนแปลง

จริงๆ ยังมีอะไรอีกเยอะที่ได้เรียน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล่าจากประสบการณ์ หรือ คำถามต่างๆ ระหว่างทาง แต่ขออนุญาติไม่สามารถเล่าได้หมดในบทความนี้นะครับ

สรุป: Concept หลักของ Lean Chage คือ Insights, Option and Experement โดยที่ทำซ้ำกระบวนการเหล่านี้เป็นรอบตาม สถาณการณ์และเป้าหมาย รวมถึงผลลัพธ์ที่อยากได้ของการทำ Change

หลักสำคัญอีกอย่างคือ การสร้าง Fequency Feedback (PDCA Plan Do Check Act) และ การปรับหรือทำต่อ อะไรที่เราไม่ควรทำ หรืออะไรที่ ณ​.เวลานี้ยังไม่เหมาะสมในการทำ (Pivot/Persure/Pause) เพราะฉะนั้นการเลือก Experement ใน Lean Change บางทีเราจะหยิบ ทั้ง Quick win and Quick impact มาทำการปรับก่อน เพราะบางทีเราอาจไม่ต้องทำทุก Soltuion ที่เรามี แต่เราทำบางอย่างที่สามารถทำได้ไปเพื่อให้เห็นว่า มัน Change และเราได้ Outcome ที่ต้องการแล้วหรือยัง

รวมถึงการ recheck มันบ่อยๆ change เราอาจจะเริ่มจาก stage Now แล้วทุกๆ week or biweekly ก็มา check next และ ทุกๆ Q ก็มาดูว่า Change ภาพใหญ่เรายังไปถูกทางไหม จะปรับอะไรต่อไป

ประเด็นสำคัญคือ การเข้าใจ Insight ว่าตอนนี้อยู่ที่ Stage ไหนและเราควรเอาเครื่องมืออะไรไปใช้ มากกว่าที่จะทำตาม Step by step แล้วหวังผลว่ามันจะ success

รวมถึงหัวใจหลัก feedback-driven aproaches การสร้าง Loop ที่จะสามารถ Check Feedback ได้บ่อยๆ ในทุก Level ของการ Change เพื่อ Adapt to Change ได้ตลอดเวลา

Note: ซึ่งกระบวนการโดยรวมทั้งหมดสามารถใช้ Lean Change Canvas ในการทำได้ leanchange.org/canvases